PM의 업무 우선순위 정하는 방법 | 매거진에 참여하세요

1. 끝없는 업무 목록과 우선순위가 밀려나는 것을 지켜보는 데 지치셨나요?

2. 업무 목록을 만들고, 우선순위 전략을 선택하고, 업무 일정을 잡고, 팀과 소통하여 생산성을 높이고 일을 끝내는 방법을 배워보세요.

대부분의 사람들과 마찬가지로, 당신도 보통 하루를 최대한 생산적으로 시작하려고 합니다.

그러나 하루가 지나면서 여러 긴급 요청을 처리하게 되고 업무 목록이 점점 늘어나는 것을 보게 됩니다. 처음에 계획했던 일들은 점점 뒷전으로 밀려나게 되죠.

이런 상황이 익숙하다면, 당신은 혼자가 아닙니다. 업무 우선순위를 정하는 과정이 없으면 항상 뒤처지는 느낌이 들기 마련입니다.

그러나 생산성을 높이고, 마감 기한을 지키고, 시간을 더 잘 관리할 수 있는 네 가지 단계가 있습니다:

1. 업무 목록 만들기

먼저 해야 할 모든 일을 한눈에 볼 수 없다면 업무 우선순위를 정할 수 없습니다.

이는 기본적인 것처럼 보일 수 있지만, 프로젝트에 뛰어들기 위해 종종 건너뛰는 부분입니다.

대신, 모든 프로젝트에서 해야 할 일을 목록으로 정리하는 시간을 가지세요. 큰 작업은 하위 작업으로 나누어 압도당하지 않도록 하세요.

일단 모든 업무를 모아 목록으로 만들면, 다음과 같은 추가 정보를 입력하세요:

• - 각 업무를 완료하는 데 걸리는 시간

• - 중요도 또는 긴급성

• - 마감일

모든 업무를 한곳에 모아두면, 해야 할 일을 전체적으로 볼 수 있고, 시간 관리 목적으로 얼마나 많은 작업이 있는지 파악할 수 있으며,

지금 당장 주의를 기울여야 할 일이 무엇인지 알 수 있습니다.

아직 업무를 정리하는 것에 대해 걱정하지 마세요. 일단 모든 업무를 한곳에 모으는 것부터 시작하세요.

업무의 마스터 목록을 만드는 것은 중요한 첫 번째 단계입니다.

프로젝트나 분기의 시작 부분에서 자신을 정리할 수 있다면, 더 오랜 기간 동안 체계적으로 유지하기가 훨씬 쉬워집니다.

2. 업무 우선순위 정하는 방법 채택하기

최종적으로 업무 우선순위를 어떻게 정할지는 직업의 성격과 개인의 작업 스타일에 따라 다르지만,

일반적으로 사용되는 업무 우선순위 정하는 방법들이 있습니다. 몇 가지 효과적인 방법을 살펴보겠습니다.

개구리먹기

1. 

   개구리 먹기 방법은 말 그대로의 제안이 아니라, 현명한 마크 트웨인의 명언에 기반한 시스템입니다.

2. 그는 "만약 개구리를 먹는 것이 당신의 일이라면, 아침에 첫 번째로 하는 것이 가장 좋다"고 말했습니다.

4. 프로젝트 관리 세계에서 이는 덜 중요하거나 시간에 쫓기지 않는 작업에 착수하기 전에 크거나 복잡한 작업을 먼저 처리하는 것을 의미합니다.

최상위 목표나 OKR과 연결된 가장 중요한 업무는 하루를 시작할 때 우선순위 목록의 첫 번째여야 합니다.

하루의 개구리를 먹고 나면, 마감일과 같은 요소를 기준으로 다른 업무를 배치할 수 있고, 가장 중요한 업무를 이미 마쳤기 때문에 스트레스를 덜 받을 수 있습니다.

개구리 먹기 예시:

주말에 관리 팀에게 발표할 큰 프레젠테이션을 이메일 답장, 검토 양식 작성, 고객 전화, 계약 수정 작업 전에 마무리하세요.

다른 작업을 하기 전에 큰 프로젝트에 뛰어들면, 주의가 분산되거나 무작위 작업이나 질문에 방해받지 않고 더 쉽게 큰 작업을 해낼 수 있습니다.

아이젠하워 매트릭스

또 다른 우선순위 정하는 기술인 아이젠하워 매트릭스는 작업을 네 개의 사분면으로 나누어 정리하는 것으로 시작합니다.

이는 작업이 다음과 같은지에 따라 다릅니다:

• - 중요한

• - 긴급한

• - 중요하고 긴급한

• - 둘 다 아닌

제2차 세계 대전 중 5성 장군이자 이후 미국 대통령이 된 드와이트 D. 아이젠하워는 중요한 결정을 빠르게 내리는 데 능숙했으며, 이를 돕기 위해 이 방법을 고안했습니다.

이 접근법은 다음과 같은 결정을 내리는 데 도움을 줍니다:

• - 지금 해야 할 일 (중요하고 긴급한)

• - 계획을 세워야 할 일 (중요하지만 긴급하지 않은)

• - 위임할 수 있는 일 (중요하지 않지만 긴급한)

• - 삭제할 수 있는 일 (중요하지도 않고 긴급하지도 않은)

이는 업무 우선순위를 정하고, 빠르게 결정을 내리고, 체계적으로 유지하는 데 유용한 도구입니다.

아이젠하워 매트릭스

예시: 동료가 방금 세일즈 프레젠테이션을 도와달라고 이메일을 보냈습니다.

이 요청은 오늘 중으로 완료해야 하기 때문에 긴급하지만, (당신에게) 다른 작업을 미루어야 할 만큼 중요한가요?

자신의 일일 목록에 있는 각 작업의 중요도와 긴급성을 측정하여 동료를 도울 수 있는지, 아니면 나중으로 미뤄야 하는지 결정하세요.

자신의 약속을 알고 있으면 필요할 때 "아니오"라고 말하는 데도 도움이 됩니다.

ABCDE 방법

ABCDE 방법은 작업에 A(매우 중요)부터 E(가능한 한 제거)까지 등급을 매기는 것과 비슷합니다.

ABCDE 방법을 사용하려면:

만든 업무 목록을 가져오세요

각 작업에 중요도에 따라 A(최우선 순위)부터 E(낮은 우선순위)까지 글자 값을 할당하세요

그에 따라 작업을 처리하세요

이 방법은 작업의 중요도를 빠르게 평가하여 최우선 순위 작업을 식별하는 데 도움을 줍니다.

항상 A와 B 작업을 먼저 처리하세요. 이 작업들이 업무에서의 성공을 좌우하기 때문입니다.

ABCDE 방법은 개구리 먹기 방법과도 잘 결합됩니다.

하루를 A와 B 작업으로 시작하면, 나머지 하루를 C, D, E 작업과 같은 낮은 중요도의 작업에 할애할 수 있습니다.

ABCDE 예시:

오늘 8시간의 근무 시간이 있지만, 목록에는 15시간 분량의 작업이 있습니다.

각 작업에 글자를 할당하면, A 작업은 두 개뿐이고 대부분은 위임하거나 나중으로 미룰 수 있는 D 작업입니다.

이제 A 작업에만 집중하고 D 작업은 나중으로 미루거나 다른 팀원에게 넘기면 됩니다. 이제 압도당하는 상태에서 하루의 필수 작업에 초점을 맞춘 우선순위 목록을 갖게 되었습니다.

가장 중요한 작업 방법

가장 중요한 작업(MIT) 방법은 전체 비즈니스에 큰 영향을 미치는 일일 업무의 우선순위를 정하는 효과적이고 간단한 전략입니다.

매일 MIT는 하루가 끝나기 전에 완료해야 할 1~3개의 주요 작업을 선택합니다. 이 작업들은 단순한 할 일 목록이 아니라, 장기 목표를 향해 나아가는 데 중요한 작업들입니다.

적어도 하나의 MIT를 미션과 관련된 작업으로 포함시키면, 매일 실제로 미션을 달성하기 위한 실질적인 단계를 밟을 수 있습니다.

이 선택된 작업들보다 더 많은 작업을 완료할 가능성이 높지만, 하루를 시작할 때 MIT에 초점을 맞추고 마감 시간을 설정하면

긴급 업무와 긴박한 마감 기한을 처리할 시간을 매일 확보할 수 있습니다.

가장 중요한 작업 예시:

건축 회사에서 하루의 MIT는 고객 프로젝트의 청사진 수정을 완료하는 것입니다.

수많은 중요한 작업 중에서 이 특정 MIT는 프로젝트의 타임라인과 고객 만족도에 직접적인 영향을 미치기 때문에 선택되었습니다.

이를 우선순위로 설정함으로써, 팀은 일상의 소란과 미루기 가능성에도 불구하고 하루가 끝나기 전에 청사진 수정이라는 가장 중요한 작업을 완료할 수 있습니다.

청킹(chunking)

청킹 방법에서 청크는 집중적인 작업 활동을 의미합니다.

이는 독립적인 작업(이메일 수신함 비우기), 큰 프로젝트의 일부(문서 초안 완성), 또는 작고 관련 없는 작업들의 모음일 수 있습니다.

여기서 핵심은 이러한 청크를 집중적이고 방해받지 않는 시간 블록으로 만드는 것입니다.

외부 방해 요소를 차단하고 다른 사람들에게 당신이 사용 중임을 알리기 위해:

• - Do Not Disturb와 같은 협업 도구의 기능을 활용하세요

• - 깊은 집중을 위해 달력에 시간을 예약하는 시간 블로킹을 사용하세요

• - 가능하다면 자신과 팀을 위해 수요일은 회의 없는 날 정책을 시행하세요

• - 청크 사이에 휴식을 취하여 긴장을 풀고 상쾌하게 하는 것을 잊지 마세요.

청킹 실제 예시:

하루를 한 시간의 디자인 작업으로 시작한 후 커피를 마시는 시간을 가질 수 있습니다.

그런 다음 두 시간의 예정된 회의, 점심, 그리고 30분의 이메일 답장 시간을 가집니다. 다음으로 새로운 프로젝트를 위한 한 시간의 연구를 진행합니다.

모든 활동을 달력에 기록하여 자신에게 책임을 지우고 아무도 당신의 계획을 방해하지 않도록 합니다.

하루를 짧은 소셜 미디어 휴식으로 마치고, 팀 업데이트 회의에 참석한 후, 마지막 한 시간의 디자인 작업으로 마무리합니다.

애자일 우선순위 정하기

애자일 우선순위 정하기, 또는 스크럼 우선순위 정하기는 작업을 가치, 긴급성, 프로젝트 목표에 따라 분류하여 팀이 변화하는 요구에 빠르게 대응할 수 있도록 하는 유연한 작업 관리 방법입니다.

이는 특히 상호 연결되어 순차적으로 완료해야 할 수 있는 작업인 의존성을 관리하는 데 효과적입니다.

애자일 우선순위 정하기는 할 일 목록의 각 항목을 세 가지 기준으로 평가합니다:

• - 이 작업이 얼마나 중요한가?

• - 이 작업이 목록의 다른 작업에 비해 상대적으로 얼마나 중요한가?

• - 이 작업에 의존하는 다른 작업이 있는가?

그런 다음 이러한 질문에 대한 답변을 사용하여 각 작업에 1부터 n까지의 숫자를 할당합니다(n은 목록의 총 작업 수를 나타냄).

애자일 우선순위 정하기 예시:

앱을 설계하는 소프트웨어 팀은 사용자 인증 시스템이 중요하다고 결정합니다.

이는 프로필 사용자 지정 및 암호화된 거래와 같은 다양한 다른 시스템에 영향을 미치기 때문입니다.

이 시스템을 우선순위로 정하면 이러한 상호 의존적인 기능을 동시에 개발할 수 있습니다. 이 전략적 초점은 개발을 가속화할 뿐만 아니라 제품의 중요한 기능의 원활한 통합을 보장합니다.

3. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 업무 일정 잡기

업무에 압도당할 때, 프로젝트 관리 소프트웨어는 하루를 간소화하고 할 일 목록을 분류할 수 있게 해줍니다.

이를 통해 가장 긴급한 업무를 추적하고 워크플로를 정리하여 압도당하지 않고 일을 끝낼 수 있습니다.

이러한 소프트웨어는 해야 할 일을 분류하고, 주요 목표나 마일스톤을 표시하고, 필요에 따라 다른 사람에게 업무를 위임할 수 있게 해줍니다.

이는 업무 부담을 더 쉽게 관리할 수 있게 하는 데 목적이 있습니다.

달력 도구와 통합된 프로젝트 관리 소프트웨어는 특히 유용합니다.

이는 모든 프로젝트와 업무를 한눈에 볼 수 있게 해주며, 많은 작업이 있는 시기와 주간 업무나 갑자기 생기는 다른 일을 처리할 여유 시간이 있는 시기를 파악하는 데 좋습니다.

프로젝트 관리 도구를 사용하면 다음과 같은 일을 할 수 있습니다:

• - 높은 가치와 높은 우선순위의 업무를 균형 있게 처리하기

• - 마감 기한을 지키기

• - 일정 충돌 방지하기

• - 업무 부담 관리하기

• - 워라밸 유지하기

위의 우선순위 정하는 방법 중 하나를 채택하거나 좋아하는 방법들을 결합한다면, 그 프레임워크를 사용하여 일정을 채우고 시간을 관리하세요.

4. 팀원들과 업무 진행 상황 공유하기

마지막으로, 업무를 완료하기를 기다리거나 당신의 시간을 원하는 팀원들을 잊지 마세요.

업무 진행 상황에 대한 상태 업데이트를 적극적으로 제공하여 받는 요청의 양을 줄이세요:

• - 업무 진행 상황

• - 프로젝트 완료 예정 시기

• - 발생한 지연 또는 차단 요인

위글은 아래 원문을 번역 및 재가공한 글입니다. 원문은 아래에서 확인가능합니다.

https://asana.com/resources/how-prioritize-tasks-work